תוכנות דיווח נוכחות עובדים: השוואה והמלצות לבחירה נכונה

מה חשוב לבדוק במערכת דיווח נוכחות עובדים?

התפקיד הבסיסי של המערכת הוא לתעד מתי העובד התחיל וסיים לעבוד. בפועל, תוכנה יעילה צריכה לטפל גם במקרים המורכבים שמתרחשים במהלך החודש, כמו דיווח חסר, יציאה מוקדמת, עבודה בלילה, שעות נוספות, חופשה או מעבר בין סניפים.

מערכת מקצועית מאפשרת לנהל:

• שעות כניסה, יציאה והפסקות.
• חופשות, מחלות והיעדרויות.
• משמרות ושעות עבודה משתנות.
• בקשות לתיקון דיווחים.
• אישורים לפי תפקיד והרשאה.
• דוחות למחלקת השכר ולמנהלים.
• חריגות כמו איחורים ושעות נוספות.
• העברת נתונים לתוכנות שכר ומשאבי אנוש.

לדוגמה, מנהל סניף יכול לאשר תיקון שעות לעובדים שלו, אך לא לשנות נתונים של סניף אחר. חשבת השכר, לעומת זאת, יכולה לקבל תמונה מרוכזת של כלל הסניפים לפני סגירת החודש.

השוואה בין דגמי שעוני נוכחות לעסקים

מערכת נוכחות מורכבת בדרך כלל משני חלקים: אמצעי הדיווח שבו העובד משתמש ותוכנה שמרכזת ומעבדת את הנתונים. ההשוואה הבאה מציגה דגמים אמיתיים הנבדלים בדרך הזיהוי ובהתאמתם לסוגים שונים של עסקים.

כך מתאימים את הדגם לאופי העבודה

הדגמים שמופיעים בטבלה נבחרו מתוך מגוון שעוני הנוכחות המשווקים באתר חברת מקורטק, חברה המתמחה בשעוני נוכחות, בקרות כניסה ופתרונות לניהול ודיווח שעות עובדים. באתר החברה ניתן למצוא דגמים המבוססים על טביעת אצבע, כרטיסי קרבה ואמצעי זיהוי נוספים, לצד תוכנות ואפליקציות לניהול נוכחות.

בעת בחירת שעון נוכחות חשוב להסתכל מעבר לסוג המכשיר עצמו ולבדוק כמה עובדים ישתמשו בו, כיצד מתבצע הזיהוי, האם נדרש חיבור לתוכנת שכר ואילו אפשרויות תמיכה והטמעה נכללות במערכת. לעסק קטן עשוי להספיק דגם בסיסי, בעוד שארגון עם מספר מחלקות או סניפים יזדקק לפתרון שמרכז את הדיווחים, מנהל הרשאות ומאפשר בקרה מסודרת על נתוני הנוכחות.

איזו מערכת מומלצת לכל סוג עסק?

הבחירה בדרך המתאימה לדיווח נוכחות עובדים תלויה במספר העובדים, במיקום שלהם במהלך יום העבודה ובמורכבות של שעות העבודה והמשמרות.

עסק קטן עם צוות קבוע

לעסק שבו רוב העובדים מגיעים לאותו משרד ובשעות קבועות, מערכת ענן בסיסית יכולה לספק מענה מתאים. רצוי לבחור פתרון שמאפשר דיווח מהמחשב או מהטלפון, צפייה חודשית בשעות וייצוא מסודר לחשבות השכר. אין צורך לשלם על מודולים מורכבים לניהול משמרות אם העסק אינו משתמש בהם. כדאי להתמקד בממשק נוח, תמיכה זמינה והפקת דוח שמתאים לתוכנת השכר הקיימת.

צוותי שטח ועובדים היברידיים

כאשר העובדים מתחילים את יום העבודה אצל לקוח, באתר התקנה או מהבית, אפליקציות מובייל לדיווח נוכחות הן בדרך כלל האפשרות הנוחה ביותר. כדאי לבדוק אם האפליקציה מאפשרת דיווח גם באזורים ללא קליטה וסנכרון הנתונים לאחר החיבור לרשת. שימוש בנתוני מיקום צריך להיעשות רק לצורך מוגדר ובשקיפות כלפי העובדים. אין סיבה לאסוף מסלול תנועה מלא כאשר העסק זקוק רק לאימות מקום הדיווח.

מפעלים ועסקים העובדים במשמרות

במפעל, מחסן, מסעדה או מוקד שירות נדרשת בדרך כלל עמדה קבועה המאפשרת לעובדים לדווח במהירות בתחילת המשמרת ובסיומה. שעון נוכחות עם כרטיס או קוד יכול להתאים, בתנאי שהתוכנה שמאחוריו יודעת לטפל במשמרות לילה, הפסקות ושעות נוספות. מומלץ לבדוק תרחיש אמיתי לפני הרכישה. למשל, מה קורה כאשר עובד מתחיל משמרת לפני חצות ומסיים אותה ביום הבא. מערכת שאינה מחשבת את המקרה נכון עלולה ליצור חריגות שיצטרכו תיקון ידני בכל חודש.

רשתות וארגונים בעלי כמה סניפים

ארגון עם כמה אתרים זקוק למערכת משולבת. העובדים יכולים לדווח בעמדה, באפליקציה או בדפדפן, אך הנתונים צריכים להגיע לממשק מרכזי אחד. לכל מנהל צריכה להיות גישה רק לעובדים ולסניפים שבאחריותו. במקרה כזה, יש לבדוק גם את יכולת המערכת לנהל מרכזי עלות, מחלקות והסכמי העסקה שונים. פתרון זול שאינו תומך במבנה הארגוני עלול לדרוש עבודה ידנית רבה לאחר ההטמעה.

תוכנת נוכחות בענן או בהתקנה מקומית?

תוכנת נוכחות בהתקנה מקומית נשמרת על המחשב או השרת של העסק ומרכזת דיווחים משעון פיזי, מהזנה ידנית ומאמצעים נוספים. היא יכולה להתאים לארגונים שמחזיקים תשתית מחשוב פנימית, אך דורשת טיפול בגיבויים, בעדכונים ובאבטחת הגישה למידע. מערכת בענן מאפשרת לצפות בנתונים דרך האינטרנט ולשלב דיווח באמצעות אפליקציה, GPS, טלפון או אתר. לפי המידע באתר חברת מקורטק, חלק משעוני הנוכחות תומכים במגוון תוכנות נוכחות ושכר, ולכן לעיתים ניתן לשדרג את השעון בלי להחליף את כל המערכת. לפני הבחירה יש לבדוק את התאימות בין השעון, תוכנת הנוכחות ותהליך הכנת השכר.

7 דברים שכדאי לבדוק לפני שבוחרים מערכת נוכחות

הדגמת מכירה מציגה בדרך כלל את התרחיש הפשוט ביותר. כדי להבין אם המערכת מתאימה לעסק, צריך לבדוק אותה מול המצבים שמתרחשים בפועל.

1. התאמה לשעות העבודה: בדקו כיצד התוכנה מטפלת במשמרות, עבודה בלילה, חגים, הפסקות ושעות נוספות.
2. חיבור למערכת השכר ולבקרת הכניסה: ודאו שהמערכת מסוגלת לייצא נתונים בפורמט שמתאים לתוכנת השכר שלכם. החיבור מצמצם הזנה כפולה, אך שעות חריגות, חופשות ותיקונים עדיין צריכים לעבור אישור לפני הפקת התלושים. אם המערכת מחוברת גם לבקרת הכניסה, הגדירו האם פתיחת הדלת נחשבת לתחילת העבודה, מכיוון שכניסה למבנה אינה מעידה תמיד שהעובד התחיל לעבוד. בקשו להפיק דוח לדוגמה והעבירו אותו לבדיקה של חשבות השכר לפני הרכישה.
3. ניהול הרשאות: הגדירו מי יכול לצפות בדיווחים, לאשר תיקונים ולשנות הגדרות. אין לתת לכל מנהל גישה לכלל נתוני הארגון.
4. נוחות השימוש לעובדים: בצעו דיווח אמיתי דרך האפליקציה או העמדה. אם הפעולה מסורבלת, מספר הדיווחים החסרים צפוי לעלות.
5. דוחות וחריגות: בקשו לראות דוח חודשי, רשימת דיווחים חסרים ופירוט שעות נוספות. אל תסתפקו בצילום מסך של לוח הבקרה.
6. אבטחה ופרטיות: בדקו אילו נתונים נאספים, כמה זמן הם נשמרים ומי יכול לגשת אליהם.
7. שירות והטמעה: בררו מי מגדיר את כללי העבודה, מי מדריך את המנהלים ומהו זמן התגובה במקרה של תקלה.

כדאי להפעיל פיילוט במחלקה אחת במשך מחזור שכר מלא. פיילוט קצר מדי עלול לא לחשוף בעיות שמתגלות רק בעת סגירת החודש. מידע נוסף על ההבדלים בין עמדות, אפליקציות ומערכות משולבות ניתן למצוא בעמוד שעון נוכחות לעסקים.

מה החוק מחייב לגבי רישום שעות עבודה?

מעסיק שעובדיו כפופים לחוק שעות עבודה ומנוחה נדרש לנהל פנקס שעות עבודה ומנוחה. הרישום צריך להתבצע באופן שוטף ולשקף את שעות העבודה בפועל, המנוחה השבועית והשעות הנוספות. כאשר הרישום אינו נעשה באמצעי מכני, דיגיטלי או אלקטרוני, נדרשות חתימה יומית של העובד וחתימת אחראי מטעם המעסיק. ניתן לקרוא על הדרישות בעמוד חובת רישום שעות עבודה ומנוחה של משרד העבודה.

קיימים תפקידים ומצבים שעליהם החוק אינו חל, אך שם התפקיד לבדו אינו מספיק כדי לקבוע פטור. במקרים מורכבים צריך לבחון את אופי העבודה ואת האפשרות המעשית לפקח על השעות. מידע כללי נוסף מופיע בהסבר על ניהול פנקס שעות עבודה ומנוחה.

בחירה במערכת ביומטרית דורשת בדיקה נוספת. הרשות להגנת הפרטיות מדגישה את הצורך לבחון את נחיצות האיסוף, מידתיות השימוש, אבטחת המידע וקיומן של חלופות שפגיעתן בפרטיות פחותה. לכן לא כדאי לבחור בטביעת אצבע או בזיהוי פנים רק משום שהטכנולוגיה זמינה.

איך לבדוק את המערכת לפני שמתחייבים?

התחילו בכתיבת ארבעה תרחישים שמתרחשים אצלכם בכל חודש: עובד ששכח לדווח, משמרת שחצתה את חצות, חופשה שאושרה לאחר סגירת הדוח ומנהל שצריך לאשר שעות לעובדים בשני סניפים. בקשו מהספק להדגים כיצד המערכת מטפלת בכל אחד מהמקרים. לאחר מכן, הפיקו דוח ניסיון ושלחו אותו לחשבות השכר. הבדיקה הזאת חשובה יותר מרשימת תכונות ארוכה, משום שהיא מראה כמה עבודה ידנית תישאר לצוות לאחר הרכישה.

תוכנות לדיווח נוכחות עובדים צריכות להשתלב בשגרת העבודה של העסק, לצמצם פעולות ידניות ולספק נתונים אמינים לקראת הכנת השכר. לפני הבחירה, מומלץ למפות את דרך הדיווח המתאימה לעובדים, לבדוק את מבנה ההרשאות ולוודא שהמערכת מתחברת לתוכנות הקיימות בארגון. כדאי גם לבחון את נוחות השימוש, רמת האבטחה ואיכות התמיכה שמקבלים לאחר ההתקנה. כל מנעול מספק מידע מקצועי על שעוני נוכחות, תוכנות ניהול ובקרות כניסה לעסקים. הגדירו מראש את הצרכים שלכם ובחנו את האפשרויות הקיימות, כדי לבחור פתרון אמין שניתן להטמיע ולנהל לאורך זמן.

שאלות נפוצות על דיווח נוכחות עובדים

מהו שעון נוכחות עובדים?

שעון נוכחות הוא אמצעי פיזי או דיגיטלי המתעד את שעות הכניסה והיציאה של העובדים. הנתונים מועברים לתוכנת ניהול לצורך חישוב שעות, מעקב אחר חריגות והכנת השכר.

מה המחיר של שעון נוכחות עובדים?

מחיר שעון נוכחות לעסק משתנה לפי אמצעי הזיהוי, אפשרויות החיבור והתוכנה הנלווית. דגמים בסיסיים ובינוניים נמכרים בדרך כלל בטווח של כמה מאות שקלים ועד כ-1,400 ₪, לפני עלויות אפשריות של התקנה, תוכנה, תמיכה או מנוי חודשי.

מהי אפליקציה טובה לניהול נוכחות עובדים?

אפליקציה טובה מאפשרת דיווח פשוט, הצגת נתונים בזמן אמת, אישור תיקונים והעברת דוחות לשכר. לעובדי שטח כדאי לבחור אפליקציה שתומכת גם בדיווח לפי מיקום ובעבודה ללא חיבור רציף לאינטרנט.

מהי אפליקציה טובה לחישוב שעות עבודה?

אפליקציה מתאימה צריכה לחשב שעות רגילות, הפסקות, שעות נוספות ומשמרות לילה בהתאם לכללי העסק. רצוי שתאפשר לעובדים לצפות בדיווחים שלהם ולמנהלים לבדוק חריגות לפני סגירת השכר.

מה זה כרטיס נוכחות בעבודה?

כרטיס נוכחות הוא אמצעי זיהוי אישי שהעובד מצמיד לשעון בעת הכניסה והיציאה. כל דיווח נשמר תחת פרטי העובד ומועבר למערכת הנוכחות לצורך מעקב וחישוב שעות.