שעון נוכחות מומלץ – שעון הנוכחות התרבה מאז שמעסיקים בעולם כולו, הבינו את החשיבות לשמור תיעוד של זמני ונוכחות העובדים, על מנת לייעל ולשדרג את העסק שלהם.
בעיקרו של דבר, זה תלוי בחברה להחליט איזה פתרון הם מאמצים מבין הרבים הקיימים בשוק.
כיצד תוכל לדעת איזו מערכת מתאימה ביותר לצרכים שלכם? אנו מנתחים את הכלים השונים להלן, כדי לעזור לכם להחליט מה המתאים ביותר לצרכי הארגון שלכם.
משעון נוכחות מומלץ מכאני, למערכות מתקדמות של שעון נוכחות בטביעת אצבע, המבחר הוא עצום.
בהתחשב בעלייה האחרונה בעבודה מהבית, העובדים זקוקים למערכות אלו יותר מתמיד כדי להבטיח תקשורת חלקה, שהעובדים ימשיכו להיות פרודוקטיביים וכדי להבטיח את בריאותם ורווחתם.
מערכות הזמן והנוכחות הפופולאריים ביותר
שעון נוכחות הוא בעצם תוכנה, או מנגנון. המשמשים לפיקוח ורישום של זמני התחלה וסיום של עובדים. מטרתם לרשום את מספר שעות העבודה של כל פרט, את דייקנותו ורישום אירועים שעלולים להתרחש במהלך יום עבודתו.
יש כיום סוגים רבים של מערכות זמן ונוכחות זמינות, החל מדפי כניסה, שהיא השיטה המסורתית ביותר, ועד למערכות ביומטריות מתוחכמות ביותר.
בהתחשב בכך שחברות יכולות לבחור אילו מערכות זמן ונוכחות מתאימות ביותר לצרכיהן, בואו נתחיל בבדיקה מקרוב של היתרונות והחסרונות שלהן.
השיטה הפשוטה ביותר – תבניות אקסל
תבניות אקסל, פיזיות ודיגיטליות, אומצו רבות על ידי חברות כדי לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים.
העובדים עצמם צריכים לחתום ולסמן את התיבות המתאימות כאשר הם מתחילים ומסיימים את יום העבודה שלהם.
למרות שזהו פתרון מעשי וזול מאוד, תבניות אקסל גורמות למגוון בעיות עבור מחלקת משאבי האנוש.
במקרה של מסמכים פיזיים, למשל, כל גיליון בודד צריך להיות מאוחסן במקום בטוח לפחות שנתיים בבריטניה.
זה לא רק תופס מקום, אלא יש גם סיכון גבוה לאבד אותם. תבניות אקסל מכילות גם נוסחאות שצריך לבדוק כל הזמן כדי למנוע בלבול וטעויות.
מערכת זו אינה תואמת לעובדים מרוחקים או לאלה שמבלים חלק ניכר מזמנם מחוץ למשרד.
מכונות שעון
מכונות שעון נוכחות כרטיס, נמצאות בשימוש במגזרי שירות או בתעשיות במשך שנים רבות, לניטור שעות עבודה וחישוב שעות נוספות.
הן היו המערכות הנפוצות ביותר למעקב אחר זמן עד שהופיעו מערכות וחלופות טכנולוגיות ומודרניות. מערכת זו נחשבת כיום למיושנת.
השעונים צריכים להיות מותקנים פיזית, ולייצג השקעה כספית שעם שאר האפשרויות הקיימות היום בשוק, כבר לא הגיונית.
למרות זאת, חברות מסוימות עדיין משתמשות בהן.
תוכנת זמן ונוכחות
תוכנת זמן ונוכחות היא פלטפורמת IT שניתן לגשת אליה דרך מחשב, טאבלט או אפליקציה ניידת לצורך נוכחות, ושבה העובדים יכולים להשתמש כדי לרשום את זמני ההתחלה והסיום שלהם.
הם זמינים בדרך כלל בתוכניות בתשלום והתעריף משתנה בדרך כלל בהתאם למספר העובדים או המשתמשים בחברה. חלק מהפתרונות הזמינים בשוק מציעים תכונות המאפשרות לנו, למשל, לקבוע את עומס העבודה של העובד, לנהל חופשות, לקבל נתונים בזמן אמת וליצור דוחות אוטומטיים בלחיצה אחת בלבד.
תוכנת זמן ונוכחות לא רק מתעדת ומאחסנת את שעות העבודה של העובדים, בשעון נוכחות אונליין.
אלא גם מציעה שורה של תכונות נוספות שיכולות להועיל מאוד למחלקת משאבי אנוש.
חלק מהיתרונות שכדאי להזכיר הם: נגישה מכל מכשיר, קלה, מהירה ונוחה לכניסה ויציאה לשעון. תכונות נוספות, כגון תוכנה לניהול היעדרות.
מידע ודוחות בזמן אמת, בנוסף לשעון חורף.
אתם חוסכים כסף מכיוון שאתם משלמים רק עבור האנשים שמשתמשים בו.
שעוני נוכחות מתקדמים
ישנם סוגים חדשים של שעוני נוכחות שרותמים את מיטב הקדמה הטכנולוגית.
הכוללים פיצ'רים כמו שעון נוכחות ביומטרי, המופעל על ע"י טביעת אצבע.
כל אלו יאפשרו לכם לייעל את העסק שלכם ואת העובדים שלכם, לכיוון המיצוי של הפוטנציאל העסקי שלכם ושל כוח האדם שלכם.
שעון נוכחות מומלץ ומתקדם שיוכל לשרת את העסק שלכם על הצד הטוב ביותר.
מערכות ביומטריות
ביומטריה היא כנראה המתוחכמת ביותר מכל מערכות הזמן והנוכחות השונות.
בקרה ביומטרית עוקבת אחר עובדים בזמן שהם נכנסים ויוצאים מהחברה לפי טביעת האצבע, הקשתית, אישון או זיהוי הפנים שלהם וכו'.
היא מיישמת טכניקות מתמטיות וסטטיסטיות לגבי תכונות פיזיות כדי לאמת את זהותו של מישהו.
באמצעות שעון נוכחות ביומטרי המותאם אישית לעסק הארגון או החברה שלכם.
פתרון מסוג זה נפוץ בחברות בהן האבטחה חשובה ביותר שכן הם מבטיחים שרק אנשים מורשים יכולים להיכנס לבניין.
אפשר לומר אפוא שזהו היתרון העיקרי שלהם.
מצד שני, העלויות הגבוהות הכרוכות בכך מהוות חיסרון גדול.
מה יכול להשתבש כאשר אתם מיישמים שעון נוכחות לא יעיל?
אמינות: עובד יכול להחתים את השעון עבור עמית לעבודה.
רשות ניהול: אם למערכת אין מספיק רמות גישה המעניקות הרשאות ספציפיות לכל רמה, כל אחד יכול לגשת לגיליון הזמנים ולשנות ואתם לא רוצים את זה.
ריבוי מיקומים: האם אתם מפעילים יותר מחנות אחת? אם מערכת השעון שלכם לא תומכת במספר מיקומים, יהיה לכם קשה לנסות לאסוף גיליון זמנים מכל מיקום.
נגישות: האם אתם יכולים לגשת למערכת בכל מקום? כמו פשוטו כמשמעו, בטלפון הנייד שלכם או במחשב בבית? דמיינו את עצמכם מחכים למחר בבוקר עד שתגיעו לעבודה, כדי לתקן נוכחות או לשלוף דוח.
דיווח: הנוכחות בשעון הזמן שלכם עשויה לתת לכם רק גיליון זמנים גולמי. ללא תכונת דיווח, אתם תצטרכו לעשות את זה בעצמכם.
